Uzyskanie dofinansowania ze Ścieżki SMART (FENG) to dopiero połowa sukcesu. Drugą połową jest prawidłowe rozliczenie projektu. To właśnie na tym etapie firmy najczęściej tracą część dotacji przez korekty finansowe albo miesiącami czekają na refundację. Oto 10 błędów, które w praktyce pojawiają się najczęściej.
1. Naruszenie zasady konkurencyjności
To najdroższy błąd, bo korekty sięgają od 5 do nawet 100% wartości zamówienia. Zakupy powyżej 80 tys. zł netto muszą przejść przez Bazę Konkurencyjności – z prawidłowym opisem przedmiotu zamówienia, terminami składania ofert i kryteriami oceny. Częsty problem to także sztuczne dzielenie zamówień, by zejść poniżej progu.
2. Wydatki poniesione niezgodnie z harmonogramem i budżetem
Każdy koszt musi mieć swoje miejsce w zatwierdzonym budżecie projektu. Przesunięcia między kategoriami czy modułami mają swoje limity – większe zmiany wymagają zgody instytucji.
3. Błędy w rozliczaniu wynagrodzeń personelu B+R
Brak kart czasu pracy, rozliczanie składników wynagrodzenia, które nie są kwalifikowalne (np. premie uznaniowe bez regulaminu), czy zaangażowanie pracownika przekraczające dopuszczalny wymiar — to klasyka zastrzeżeń przy weryfikacji wniosków o płatność. Dokumentacja kadrowa musi być spójna z zadaniami w projekcie.
4. Zignorowanie efektu zachęty
Koszty poniesione przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie (poza wyjątkami) są niekwalifikowalne — dotyczy to również zaciągniętych zobowiązań, które czynią, że inwestycja (projekt) jest nieodwracalna. Rozpoczęcie projektu przed złożeniem wniosku może skutkować utratą całej dotacji.
5. Braki w dokumentacji księgowej
Wyodrębniona ewidencja księgowa projektu to obowiązek, nie opcja. Do tego dochodzą opisy dokumentów, protokoły odbioru, dowody zapłaty. Faktura bez potwierdzenia przelewu i protokołu to dla instytucji wydatek nieudokumentowany.
6. Spóźnione lub nierzetelne wnioski o płatność w CST2021
Wnioski o płatność składa się co kilka miesięcy, nawet jeśli są „zerowe” (sprawozdawcze). Notoryczne opóźnienia i zwroty wniosków do poprawy blokują wypłaty, a w skrajnych przypadkach prowadzą do rozwiązania umowy.
7. Nierozliczone w terminie zaliczki
Zaliczka to wygodne narzędzie finansowania, ale ma termin rozliczenia. Niewykorzystana lub nierozliczona w terminie kwota podlega zwrotowi z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.
8. Samowolne zmiany w projekcie
Zmiana podwykonawcy prac B+R, modyfikacja agendy badawczej, rezygnacja z części zadań – każda istotna zmiana wymaga aneksu lub przynajmniej zgody instytucji. „Najpierw robimy, potem zgłaszamy” to prosta droga do uznania wydatków za niekwalifikowalne.
9. Nieosiągnięcie kamieni milowych i wskaźników
Ścieżka SMART rozliczana jest przez pryzmat kamieni milowych i wskaźników zadeklarowanych we wniosku. Ich monitorowanie trzeba prowadzić na bieżąco – jeśli widać ryzyko nieosiągnięcia, należy renegocjować je z instytucją zawczasu, a nie tłumaczyć się przy kontroli końcowej.
10. Zaniedbanie obowiązków promocyjnych
Brak oznakowania miejsca realizacji projektu, logotypów na dokumentach czy informacji na stronie internetowej wydaje się drobiazgiem, ale grozi korektą do 3% dofinansowania. To najłatwiejsze do uniknięcia pieniądze, jakie można stracić.